Як провести тендер на розробку сайту

Час читання:

Надішлимо матеріал вам на пошту

Все частіше і частіше до нас звертаються із запрошенням взяти участь у тендері на розробку сайту. Причому левова частка запитів виглядають так: “Скільки коштує розробка такого сайту: fb.com”. Лист розіслано на 69 веб-студій. Тому вирішив поділитися своїм досвідом в тендерах. А досвід у мене є. З 2010 року працюю на стороні замовника: Медичне обладнання, фармацевтика, туризм. Зараз займаюся маркетингом і розвитком Веб-студії IT4U і Клубу туристів Кулуар. Знаю про тендери та участі в них не з чуток з різних сторін. У цій статті ви прочитаєте на що насправді варто звертати увагу, а чим можна знехтувати.

13 лютого о 12:00
ми проводимо вебінар на тему:
“Як провести тендер
на розробку сайту “
.
Якщо для Вас тема актуальна –
реєструйтеся ласка

Тендери – говно

Саме такої думки про них більшість розробників сайтів. Часто це дійсно так, іноді через відсутність досвіду участі та незнання специфіки замовників, їх процедур.

Це думки ґрунтується на наступних переконаннях:

  • Тендери куплені – “в них неможливо виграти, ми брали участь в трьох і всюди отримали формальну відписку або тишу у відповідь.”
  • На підготовку пристойного комерційної пропозиції потрібно витратити кілька десятків годин фахівців. Якщо суму вартості підготовки до всіх тендерах, наприклад за квартал розділити на кількість виграних, може вийти дуже пристойна сума, порівнянна з прибутком за виграними. Студіям потрібно думати чи брати участь в тендері.
  • Результат непередбачуваний. Так і є, коли в тендері незрозуміло скільки учасників, не зрозуміло хто вони і не зрозуміло за яким принципом вибирається переможець.
  • Не всі студії погоджуються брати участь в тендерах. Хтось не хоче витрачати свій ресурс на це, хтось не проходить по кваліфікаційним вимогам, комусь не вигідно фінансово.
  • Часто приходять дійсно неадекватні запити, які начебто і від серйозної компанії, а сформульовано як ніби сайт робить пиріжкова.
CEO, SECL Group

Ми брали участь в тендерах багато разів. Найбільше заповнився тендер одного великого українського банку, де віддали замовлення “свого” підряднику за відкат, хоча наша пропозиція була в рази краще і тендер великий телекомунікаційної компанії, з тієї ж історією. В обох тендерах ми не тільки робили голий прорахунок, ми вкладали гроші в дослідження, презентації і навіть робили напрацювання прототипів.

Звичайно, після таких історій і значних витрат нам не дуже хочеться брати участь у тендерах. Зараз ми беремо участь тільки в дійсно великих і цікавих проектах і обов’язково “пробиваємо” клієнта через знайомих. Якщо хоч хтось говорить нам, що в цій компанії є відкати – ми навіть не намагаємося. І це вже правило, яке міняти ми точно не плануємо. А відкати я ніколи не давав і не буду цього робити. Мої моральні цінності не дозволяють, не хочу переступати через себе заради набитого кишені якогось несумлінного менеджера.

види тендерів

Відкриті тендери – замовник оголошує тендер і брати участь в ньому можуть всі бажаючі. Тендер оголошується на тендерних майданчиках, у себе в фейсбуці або масовим розсиланням по всьому веб-студіям. Інструмент не важливий.

Закриті тендери – компанія замовник попередньо для розробки свого сайту вибирає відповідних за портфоліо і ціною розробників. Зазвичай до 10 веб-студій. Такий тендер більш ефективний.

Лжетендери – коли компанія оголошує тендер, по якому не буде розроблятися сайт або розробник вже заздалегідь обраний а тендер потрібен формальний.

Скажу одне – в закритих тендерах з публічним списком учасників підрядники виявлять більше бажання взяти участь.

Для того, щоб ваш тендер не вважали за фіктивний – запрошуйте компанії особистим листом, опишіть максимально детально який результат ви хочете отримати і яке завдання вирішуєте. Наперед визначте критерії вибору переможця. Дайте достатньо терміну на підготовку пропозицій. Якщо є специфічні або надлишкові вимоги до виконавця або проекту – поясніть навіщо вони.

Кого запрошувати в тендер на розробку сайту?

Перед оголошенням тендеру обов’язково визначитеся що ви хочете отримати на виході. Вибирайте розробників відповідно до бажаним результатом. Кожна компанія спеціалізується на чомусь своєму. Ось початок списку:

  • Дизайнери – спеціалізація компанії: креатив, дизайн, візуал, вау ефекти.
  • Технарі – хороший, якісний код, складні системи, інтеграції.
  • Маркетологи – стратегія, цифри, аналітика, опрацювання та упаковка продукту.
  • SEOшнікі – просування сайту в органічній видачі.
  • SMMщікі – просування бренду в соціальних мережах.

Напишіть в коментарях які спеціалізації ви ще знаєте, додам їх до статті.

Не потрібно зводити технарів з маркетологами в одному тендері і відбирати кращого по креативу. Якщо вам потрібен іміджевий лише однієї сторінки сайт – вибирайте компанії, які сильні в дизайні. Якщо проект зі складним функціоналом, безліччю функцій – технарів. Ну ви зрозуміли 🙂

Іноді, якщо якість важливіше термінів і грошей, стратегію, аналітику, проектування замовляють у одних, дизайн – у інших, а розробку – у третє. Так якість дійсно буде краще. Але терміни і зусилля на координацію множаться на 3.

Ще один фільтр компаній, які потрібно запрошувати – якість портфоліо. Вам повинні подобається їх роботи. Дивіться на роботи за останні кілька місяців.

Ну і куди ж без ціни. Визначте 2 цифри. Перша – середня ціна схожого сайту на ринку, друга – максимальний бюджет, який ви готові витратити на проект. Цей діапазон додайте в опис тендера, щоб відсіяти компанії, які вам не по кишені з одного боку і тих, хто не дотягує до вашого рівня з іншого. Також цей діапазон покаже компаніям наскільки “розганятися” в комерційних пропозиціях. Фантазії у розробників досить, і її потрібно обмежувати.

Не приховуйте список учасників тендера, запросіть в тендер до 6 компаній з однаковою спеціалізацією і в одному ціновому діапазоні. Таким чином ви отримаєте достатню кількість якісних пропозицій з яких зможете зробити вибір.

ідеальний тендер

Далі напишу невеликий чек лист що потрібно зробити для проведення тендеру на розробку сайту.

Механіка, критерії прийняття рішення продумані заздалегідь

Приклад таблиці для оцінки учасників. Визначтеся для себе що вам важливіше і складіть на підставі важливості критерії. Така таблиця допоможе вам вибрати ідеального підрядчика на підставі емоцій а на підставі фактів і цифр. А також покаже учасникам тендеру вашу відкритість. Це збільшить кількість бажаючих взяти участь.

Таблиця порівняння учасників тендера

 

Критерії оцінки Максимальна кількість
балів
учасник
1
учасник
2
креатив 5
Стратегія, аналітика 10
Ціна 5
Наявність проектів зі схожим функціоналом 10
Наявність проектів для клієнтів в тій же галузі 5
Суб’єктивна оцінка пропозиції Івановим 5
Суб’єктивна оцінка пропозиції Сидоровим 5
Можливість особистих зустрічей 5
Разом 50
засновник тренінгової компанії BogushTime, Київ

Коли ви працюєте з підрядником, необхідно використовувати два підходу, емоційний і технологічний. Емоційний підхід потрібен власнику компанії – оцінити підрядника з позиції рапорт, розуміє він нашу суть або не розуміє. Я не витрачаю часу на вмовляння, я вибираю тих, хто сам хоче з нами працювати і любить нас, як клієнта. І цього достатньо для прийняття рішення.

Але потім в справу вступають ваші співробітники, і ось для них необхідні все Технічні Завдання, всі деталі і правила, щоб ніхто, ні замовник, ні підрядник, не заважали один одному працювати, не зривали один одному терміни тощо. Тому заздалегідь запастися технічними документами з точним описом критеріїв, результатів і термінів – це необхідність. А коли є розуміння процесу – то результат завжди краще і передбачуваний.

Дані по проекту у вигляді брифа підготовлені заздалегідь

Підготуйте необхідний мінімум в описі тендера:

Вимоги до підрядника – я б зосередив увагу на команді. Але іноді дійсно бувають вимоги до компанії підрядника. Повірте, досвід компанії і рівень портфоліо впливають на ймовірність успішного проекту значно більше ніж наявність юридичної особи і статус платника ПДВ.

Вимоги до проекту – дуже важливий пункт. Опишіть що ви хочете побачити в результаті. Який процес для вас прийнятний. Пишіть тільки те, що дійсно має значення для вас. Кожен пункт потенційно збільшує терміни і ціну проекту. І точно ускладнює оцінку.

Вилка вартості – про неї вже писав вище.

Контакти відповідальної особи для уточнюючих запитань – емейл відмінний спосіб зв’язку, його достатньо. Якщо вам зручніше спілкуватися по телефону, можете додати і його. У будь-якому випадку просите учасників резюмувати домовленості на пошту.

Технічне завдання на розробку сайту. Це окремий пункт. Якщо ви не сильні в технічній частині краще не пишіть ТЗ. Опишіть детально ваші проблеми, завдання, які хочете вирішити. Від них і буде формуватися пропозиція на розробку сайту.

13 лютого о 12:00
ми проводимо вебінар на тему:
“Як провести тендер
на розробку сайту “
.
Якщо для Вас тема актуальна –
реєструйтеся ласка

Публічні відповіді на питання. Цікавий пункт, який дасть можливість учасникам отримати однакову інформацію. Можна зробити гугл док з питаннями від учасників і вашими відповідями на них. З одного боку це зменшить кількість однакових питань, з іншого – все володітимуть однаковою інформацією.

Швидше за все кожна компанія вишле вам свій бриф. Не потрібно заповнювати всі, вони приблизно однакові. Заповніть перший і розмістіть його в документі з питаннями. Решта компаній нехай читають відповіді там. А якщо є питання на який відповіді немає – нехай саме це питання і зададуть. Мінімальна повагу до вас 🙂

Дайте досить часу на підготовку пропозиції. Як мінімум 1-2 тижні. Це не означає, що учасники будуть 2 тижні готувати пропозицію. У них є поточні проекти і вони не зобов’язані їх кидати для підготовки пропозиції.

Якщо ви хочете, щоб учасники тендеру на розробку сайту підготували макети, написали технічне завдання або вимоги, розгорнули тестову площадку – будьте готові що деякі попросять оплатити ці роботи. Це нормально і зустрічається все частіше і частіше. Частина компаній принципово зовсім не готують макети. Вважаю це правильною позицією тому, що намалювати креатив для тендера це одне а намалювати дизайн заснований на аналітиці, продукті, ринку, враховуючи сценарії поведінки користувачів – це великий шматок роботи. У кращому випадку той креатив за яким обирали піде в смітник а його замінить якісна робота. У гіршому доведеться до нього прив’язуватися і намагатися витягнути те, що дійсно зробить проект якісним. Якщо вам для вибору підрядника потрібна візуальна складова – дивіться приклади попередніх робіт. Або дайте маленьку задачу по якій зможете оцінити рівень дизайну.

керівник Клубу туристів Кулуар

Найчастіше проводимо тендери для творчих завдань, таких як дизайн або написання текстів. У мене своє бачення на всі речі і дуже важливо, щоб бачення виконавця було максима близько до мого. Якщо говорити про приклади, то останній раз проводили тендер для відтворення нового сайту по сходжень в гори. Діло було так. Спочатку спробували без тендери. Вибрали на фрілансі дизайнера і попросили отрисовать головну. Не буду говорити, що намальовані погано, але зовсім не так, як я це бачив. Довелося відмовитися, сплативши роботу. Далі було прийнято рішення провести тендер. На першому етапі Антон відібрав близько 20 кращих дизайнером з кращими рейтингами. Потім я переглянув їх роботи і вибрав 5. Їм було відправлено однакову ТЗ на отрисовку головною. Звичайно, ми відразу попередили, що це тендер, виберемо одного, але роботу оплатимо.

Два дизайну мені не підійшли відразу, решта три сподобалися. І вже серед них я вибрав найкращий. Всім учасникам тендеру ми оплатили роботу, а переможець малював весь сайт.
Вважаю, що ми витратили трохи більше грошей, але заощадили купу часу і сил.

Очна презентація пропозицій

Так ви зможете познайомитися з ключовими людьми веб-студії і зрозуміти з ким краще спрацюєтеся. Краще вибирати підрядника, який говорить про себе менше а більше вникає в вашу задачу і проект.

Повноцінна зворотний зв’язок після кожного етапу

Давайте відразу зрозуміти переходить учасник на наступний етап чи ні і чому. Це важливо для вашого іміджу а також, щоб веб-студії розуміли над чим працювати. Рано чи пізно ви захочете провести ще один тендер і зможете звернутися до тих же компаніям.

Поради

Уточніть хто буде працювати над сайтом, наприклад: проектувальник, дизайнер, розробники, проектний менеджер, тестувальник. Попросіть взяти проектного менеджера на зустріч. Найчастіше продажами і розробкою займаються різні люди і красномовність продажника не гарантує адекватність менеджера проектів. Тому поспілкуйтеся з командою.

Попросіть розповісти детально про етапах розробки сайту. Це дасть вам зрозуміти ступінь опрацювання пропозиції і ви зрозумієте наскільки воно вам підходить.

Уточніть свою участь і коли воно потрібне. Якщо проект більше ніж 2-3 місяці є сенс поділитися графіком відпусток, щоб вони не стали несподіванкою.

Сформулюйте мету розробки і терміни, якими володієте. Від цього залежить склад команди і ціна.

План проведення тендеру на розробку сайту покроково

Формуєте завдання. Саме завдання, а не її вирішення.

Відбираєте до 6 розробників, які вам подобаються по портфоліо з одного цінового і професійного сегмента.

Відправляєте обраним розробникам з діапазоном ціни оголошення про тендер.

3-5 компаній одпишуть і запропонують устраівающе вас терміни / ціни. У них і запросіть більш детальний прорахунок, задайте питання, які вас цікавлюся, іншим напишіть причину відмови.

За бажанням попросіть намалювати концепцію. Але будьте обережні, що поважають себе, не завжди готові малювати безкоштовно.

Оцініть пропозиції компаній за формулою і виберіть 2 переможця.

З ними поспілкуйтеся і виберіть остаточного переможця.

Разом

Слідуючи рекомендаціям ви зможете провести тендер на розробку веб-сайту якісно. Вибрати оптимального для вас підрядника і бути впевненим, що він правильно зрозумів завдання. Але ніхто не скасовує здоровий глузд і досвід.

13 лютого о 12:00
ми проводимо вебінар на тему:
“Як провести тендер
на розробку сайту “
.
Якщо для Вас тема актуальна –
реєструйтеся ласка

Все ж я вважаю, що тендер це не найкращий спосіб вибрати підрядника на розробку сайту. Веб сайт продукт не стандартний, як “щебінь М1200” і порівнювати його за ціною, як це часто робиться – в корені не вірно. Сподіваюся ця стаття допоможе навести порядок.

Успішних вам проектів!

Досвід учасників ринку

Ми попросили кілька учасників ринку поділитися своїм досвідом участі в тендерах і висловити свою думку щодо статті. Три коментаря ви вже бачили вище, думка інших нижче.

начальник служби ІТ ТОВ “Істерн Беверидж Трейдинг” (ТМ MEDOFF, Longmixer, Arctica, Koktebel, Хуторок).
Останній раз ІТ служба тендер на вибір розробника сайту проводили 5-7 років тому. Це був чесний, але абсолютно звичайний закритий тендер тобто самі організували, самі запросили, самі оцінили. Сьогодні в нашій компанії функції: формулювання ТЗ на розробку сайтів, опрацювання його концепції і в тому числі вибір підрядника на розробку сайту повністю передані на відкуп відділу Маркетингу – це їх зона відповідальності, ми контролюємо тільки домени і хостинг.
В останній раз тендер по вибору розробника проводився за класичною схемою: 1) було сформульовано технічне завдання (ТЗ) на розробку сайту, де були сформульовані основні вимоги до структури сайту, його наповнення, засобів адміністрування, підтримуваним клієнтам і т.д. в загальному все те, що впливає на коректно відображення сайту на різних платформах. ТЗ було розстелено десятку потенційних підрядників, портфоліо робіт яких нам здавалося найбільш симпатичним або близьким за задумом. Зібрали комерційні пропозиції, тих кого зацікавила наша ТЗ. Зробили їх оцінку за нашою шкалою цінностей. Вибрали підрядника і через 2 місяці отримали готовий результат. Співпрацею всі залишилися задоволені і пізніше обраний на тендері підрядник здійснював підтримку деяких старих сайтів для наших ТМок.
Віце-Президент SigmaBleyzer Investment Group і Agrogeneration. Член Національної Ради Реформ.

Щоб уникнути корупції і створення комфортного робочого клімату для забезпечення прозорих конкурсних торгів в агросфері були створені національні електронні торгові майданчики. Багато компаній адаптували систему з урахуванням своїх особливостей або замовили аналогічне програмне забезпечення у фахівців. Ми активно використовуємо тендерні майданчики для прозорих, максимально ефективних закупівель матеріально-технічних цінностей і послуг для AgroGeneration – від насіння, ЗЗР та добрив до запчастин, техніки, IT. Завдання всіх тендерних процедур компанії полягає в отриманні максимальної ефективності. У наших тендерах перемагають підрядники, які можуть надати найбільш вигідне поєднання ціни, якості, критеріїв поставки і системи розрахунку. Для того щоб почати брати участь в торгах, наприклад, на майданчику agrogeneration.aps-tender, постачальнику необхідно зареєструватися за тим категоріям, за якими він готовий співпрацювати. При реєстрації нового постачальника на майданчику Agrogeneration.aps-tende холдинг отримує адресу людини або декількох, які братимуть участь в торгах з боку компанії-постачальника. Програма робить автоматичну розсилку тим компаніям, які зареєстровані за вказаними в тендері позиціях, іноді служба поставок AgroGeneration запрошує компанії, у співпраці з якими зацікавлений сам агрохолдинг. За півтора року роботи електронної системи тендерних закупівель нашої компанії вдалося заощадити мільйони гривень.

засновник тренінгової компанії BogushTime, Київ

Я – щаслива, мені завжди щастило з розробниками сайтів, мені вдавалося знайти най-най. І кожен раз мій сайт не просто виділявся на ринку, він ставив тренд і ставав зразком для наслідування. Звідки я знаю? А мені досить часто самі розробники сайтів про це говорять: ось отримали від клієнта замовлення “зробіть сайт, як у BogushTime”. Останній раз, наприклад, це було в грудні 2017 року, коли хлопець, колись працював в студії, яка створила мені нинішній сайт, а зараз працює в іншій великій компанії, подзвонив і сказав, що знову почув наше ім’я в новому замовленні.

Напевно, вмію я вибирати підрядників, тому готова поділитися.

Звичайно ж, ми оголошуємо тендери, а потім вибираємо. Найперший мій критерій – це відношення розробника до мене. Я до сих пір пам’ятаю мій “чарівний шок”, коли я вибрала підрядників для мого першого сайту: хлопці почали презентацію зі слів “ми все про вас в інтернеті зібрали, з’ясували, яка ви і що ви любите, ніж ви захоплюєтеся і що ви для людей робите – і ось, що ми вам пропонуємо … “А потім розгорнули переді мною креслення, прикрашені квіточками і глобусом Землі. Все це абсолютно точно відповідало моїм все-планетних прагненням в поєднанні з романтизмом і гламуром. Сумнівів не було ні на хвилину – вони мене, як ми говоримо, відтворили, тобто, повністю вписалися в мою реальність. І хоча сайт був абсолютно бізнесовий, його гламурність неймовірно приваблювала клієнтів і партнерів.

Другий мій критерій – молодість розробників. В даному випадку я маю на увазі стаж на ринку. Як не дивно, але я люблю початківців – їм потрібно себе показати, а я – чудовий майданчик, тому що моя компанія не тільки відома на ринку, але ще відома і своєю інноваційністю, тому нас легко залучити в нові рішення, в експеримент, в унікальність . І для початківців це відмінний старт, щоб усім носа втерти, і для нас відмінний ривок, щоб знову викликати розмови і інтерес.

Як клієнт, моя компанія дуже лояльна до підрядників, тому ми змінюємо підрядника в двох випадках: або сильно-сильно косячіт, або пішов з ринку. З моїми першими розробниками ми працювали довго, доводилося стояти іноді в черзі, тому що старт з мого сайту дав їм дуже сильний резонанс в репутацію. Але потім хлопці виросли і поїхали з країни. А нам довелося шукати нових, оголосили тендер і знову вибрали тих, хто в першу чергу продемонстрував мені повне розуміння мене, як власника, і всієї компанії, як клієнта. І зміг запропонувати не тільки повну відповідність моїм очікуванням, а й прогресивний підхід у всьому, від технічних до дизайнерських рішень. Ще раз повторюю, що я легко втягуються в ідею інноваційності, мене вона заворожує.

Обраний підрядник запропонував новий підхід до всього, і коли я вперше відкрила прототип, мене немов струмом ударило, настільки це було по-іншому, абсолютно свіже і незвичайне рішення на ринку. Через рік я, до речі, стала часто зустрічатися з такими рішеннями в США, а тоді це було щось зовсім революційне. І зважившись на це, я абсолютно не пошкодувала, тому що цей сайт продовжує залишатися актуальним зараз і вирішувати майже всі наші запити, настільки добре він він був передбачений з поглядом у перспективу.

У наступному році ми запланували пошук нового підрядника для сайту, і критерії не змінилися: розуміння мене, як ідеолога компанії, розуміння компанії як гравця ринку, стратегічний підхід до рішень, інноваційність в реалізації.

Поділитися:

У вас є завдання для нас?
Надішліть заявку, обговоримо і вирішимо!